Um euch die Arbeit aus dem Homeoffice etwas zu erleichtern, haben wir Tipps und (wo möglich Open Source-)Tools zum Kommunizieren, gemeinsam Texten und Projekte managen im Digitalen zusammengestellt.
Das Digitalmagazin t3n verlegt seine Arbeit ins Homeoffice – und hat seinen Guide für das Büro in den eigenen vier Wänden auch online veröffentlicht. Hier findet ihr Tipps zu Tools, Arbeitsabläufen und zur Einrichtungen des Arbeitsplatzes.
Die in diesem Guide enthaltenen Hinweise decken etablierte Lösungen wie Slack, Skype und GoogleDrive ab. Viele Kulturinstitutionen lassen diese Tools aber aus datenschutzrechtlichen und finanziellen Erwägungen nicht zu. Wir versuchen uns daher an einer Zusammenstellung von Services, die bestenfalls auf Open Source basieren oder kostenlos verfügbar sind und bestenfalls in Deutschland/Europa gehostet werden.
Tipps für Abläufe von Telefonkonferenzen und Video-Chats bietet außerdem die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation.
Wie komme ich an meine Arbeitsdateien heran?
Wichtiges Hilfsmittel ist eine sichere VPN-Verbindung zum Netzwerk der eigenen Einrichtung. Anbieter gibt es natürlich wie Sand am mehr. Generelle Hinweise zum Umgang mit VPN bietet das BSI. Eine Open Source-Alternative ist OpenVPN.
(Große) Dateien teilen
Wer keine VPN-Verbindung zum eigenen Netzlaufwerk besitzt und ein Mailpostfach von knausriger Größe hat, ist auf Dienste zum Austausch von Dateien angewiesen. Wer bekannte Dienste wie etwa Wetransfer nicht nutzen darf oder mag, findet hier weitere Informationen:
- Dateien verschlüsseln, wenn man sie schon über Wetransfer schickt
- Filesharing-Dienste mit Verschlüsselung
- Wer Teil des DFN-Netzwerkes ist, kann auch auf dessen Cloud-Dienste zugreifen
- Owncloud ist kein Filesharing-Service im klassischen Sinne, aber ein deutscher Anbieter zur Dateispeicherung und Kollaboration
- NextCloud ist ebenfalls eine umfangreiche Lösung zum Teilen von Dateien, Mailen, Chatten, etc.
- Das Tool Teamplace wird von einem Berliner Unternehmen bereitgestellt, bis zu 5GB Speicher pro Teamplace sind kostenfrei (man kann allerdings eine unbegrenzte Anzahl von Teamplaces eröffnen). Alle Nutzer*innen müssen einen Account anlegen.
Kollaboratives Texten
Es kann ungemein helfen, gemeinsam live an Texten zu arbeiten, statt ständig neue Dokumentversionen per E-Mail zu versenden und per Telefon zu besprechen. Für erste Textsammlungen ohne Schönheitsanspruch bieten sich z.B. Wikis oder Etherpads an. Etherpads sind basale, webbasierte Texteditoren, die als (oft Open Source-basierte) Alternativen zu Dropbox Paper oder Google Docs dienen können. Etherpads ermöglichen das gleichzeitige, gemeinsame Arbeiten an Texten im Web. Alle Schreibenden können Textänderungen der anderen direkt sehen.
- Pad der Open Knowledge Foundation
- Pad „Board“ mit Bildereinfügen-Funktion
- In der Benutzung etwas komplexer aber mit Möglichkeiten zur Rollenvergabe (nur lesen, bearbeiten, etc.), Einbetten von Videos, PDFs und Co. ist hackmd der Open Knowledge Foundation.
Etwas elaborierter als ein Pad ist der in Deutschland gehostete, bereits erwähnte Service Teamplace (siehe oben), wo Dokumente gemeinsam bearbeitet und auch kommentiert werden können.
Mehr Infos zum kollaborativen Schreiben und Tipps zum Einrichten eines Etherpads hat ebildungslabor.de online zusammengetragen.
Kommunizieren – Abstimmungen, Teamchat, Videokonferenz
Microsoft Teams, Hangouts, Slack und Co. sind als Teamchat-Programme bekannt und weit verbreitet. Eine Teamchat-Alternative mit Servern in Amsterdam ist
Wer einen Bogen um Skype-Anrufe machen möchte, findet einen kostenlosen Open Source-Service für Videokonferenzen bei Jitsi und seinem browserbasierten Videokonferenzableger Jitsi.meet. Hier besteht auch die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit anderen zu teilen.
Umfragen und Terminabstimmungen lassen sich über Doodle, seinen hiesigen, loginfreien Zwilling Nuudel und den kleinen Bruder Dudle, einem Dienst der TU Dresden, abwickeln:
Wer Fragen in die Runde stellen, live schriftliches Feedback einholen oder teamintern Abstimmungen durchführen möchte, kann auch einen Blick auf das Open Source-Tool frag.jetzt werfen. Das vom Land Hessen geförderte Tool ist in Entwicklung für Hochschulen und Lehrende, aber als Prototyp bereits frei zugänglich online:
- frag.jetzt (Infos zu den Funktionen gibt es über den Button „Einführung“)
Projektmanagement
In der „Service mit Support“-Variante nicht kostenlos, aber mit Servern in der EU ist Open Project zur Projektplanung eine mögliche Alternative zu proprietären Angeboten wie Jira oder Trello. Das Open Source-Tool ist in der Community-Variante kostenlos – vorausgesetzt, man installiert es sich selbst. Es ist nicht ganz einfach in der Handhabe und Erfolg oder Misserfolg wie bei jeder anderen Projektmanagementsoftware auch abhängig von einer guten Moderation. Wer die Taskvergabe aber erst einmal verstanden hat, kann sehr spezifisch Aufgaben zuweisen.
Digital Brainstormen statt Post-It’s kleben
Als funktionsstarkes Whiteboard für das gemeinsame Konzepten und Pinnen von Ideen, Bildern, Inspirationen in Echtzeit, kombiniert mit Videochats, ist das Miro Board ein hilfreiches Tool für gemeinsames Online-Brainstorming. Nachteil ist, dass die Supporthilfen nur bei der Bezahlvariante greifen:
Etwas günstiger und in Deutschland gehostet sind Conceptboard und zum Mindmapping die Software MindMeister. Kostenlose Probe-Varianten sind vorhanden – allerdings mit Beschränkungen hinsichtlich Funktionsumfang und Teamgröße.
- Conceptboard
- Mindmeister
- Wer ein Tool selbst auf eigenen Servern hosten möchte, sollte sich das Open Source-Tool Wisemapping anschauen.
Wem es nur um das ganz einfache Karteikarten schreiben und auf ein virtuelles Board heften geht, findet in Oncoo eine kostenlose Alternative (ohne Registrierung) aus Deutschland. Nachteil: Entwickelt für den Einsatz im Schulkontext, werden die Pins allein oder in Teams bearbeitet und dann erst durch eine Moderation zum gemeinsamen Beschauen freigeschaltet.
Eine sehr umfangreiche Übersicht mit vielen weiteren Open Source-Tools und zugheöriger Anforderungsmatrix bieten auch die Kolleg*innen von Bits & Bäume (vielen Dank für die Meldung!).
Habt ihr weitere Software-Tipps? Dann sendet uns einfach eine Mail mit dem Betreff „Tools“ per kultur@technologiestiftung-berlin.de!
Text: Silvia Faulstich