Einmal digitalisieren, bitte – Resilienz-Dispatcher:innen in Berliner Kultureinrichtungen

Museen, Theater und Gedenkstätten, die innovativ und von innen heraus digitale Transformationsprozesse anstoßen: Das ist das Ziel des vom Berliner Senat initiierten Programms der Resilienz-Dispatcher:innen, das Ende 2021 an den Start ging. Was genau sich dahinter verbirgt und wie das Programm schon jetzt den digitalen Wissenstransfer unter Kulturstätten antreibt, lest ihr hier.

Beim Jahresrückblick-Meeting betrachten einige Resilienz-Dispatcher:innen die Ergebnisse ihres Brainstormings zu den Themen, die sie im letzten Jahr beschäftigt haben.
Resilienz-Dispatcher:innen beim gemeinsamen Jahresrückblick

Entstehung des Dispatcher:innen-Programms

Was brauchen Berliner Kulturinstitutionen, um die Chancen der Digitalisierung für sich nutzen zu können? Mit dieser Frage ging kulturBdigital in den Jahren 2020 und 2021 mit Förderung der Senatsverwaltung für Kultur und Europa in offenen Interviews und Online-Befragungen auf Gedenkstätten, Museen, Theater, Galerien und Akteur:innen aus der Freien Szene zu. Eine  Antwort, die uns immer wieder begegnete: Die Digitalisierung als Chance zu begreifen ist schwer, wenn innerhalb der eigenen Einrichtung niemand über die Zeit und das Know-how verfügt, um mit den richtigen Fragen digitale Möglichkeiten auszuloten: Welche Tools und Strukturen brauchen wir, um unsere Organisation weiterzuentwickeln? Und: Welche innovative Technologie passt zu uns, welche gerade nicht?

Um effektive Digitalisierungsmaßnahmen in institutionell geförderten Kultureinrichtungen zu entwickeln und umzusetzen, war also seitens der Berliner Kulturverwaltung eine innovative Förderstrategie gefragt: Eine personelle Stärkung der Institutionen im Bereich der digitalen Entwicklung musste her, die genug Spiel lässt, um auf deren individuelle Bedarfe abgestimmt zu werden. Mit Fördermitteln für die digitale Entwicklung des Kulturbereichs hat die Kulturverwaltung genau das geschaffen: Die über 70 Stellen der Resilienz-Dispatcher:innen, die seit Ende 2021 nach und nach ihre Arbeit an Berliner Kulturstätten aufgenommen haben.

Zum Begriff “Resilienz-Dispatcher:innen”:

Der Begriff “Resilienz”, stammt ursprünglich aus der Psychologie und bezeichnet die Fähigkeit, dynamisch und widerstandsfähig auf sich verändernde Umstände zu reagieren. Spätestens als die Pandemie es von jetzt auf gleich notwendig machte, Remote-Arbeit zu ermöglichen und Veranstaltungsformate zu digitalisieren, wurde klar: Bei vielen Kulturinstitutionen besteht hier Nachholbedarf.  Auch der Begriff “Dispatcher:in” ist keine Neuschöpfung: In Unternehmen steuern Dispatcher:innen den optimalen Einsatz zur Verfügung stehender Ressourcen. Im Senats-Programm ist ihr mögliches Tätigkeitsfeld weiter gefasst. Es kann sämtliche Bereiche abdecken, die für einen proaktiven Umgang mit Digitalität stehen – zum Beispiel in der Wissensvermittlung oder der Dramaturgie.

Viele Ziele, viele Wege – die Arbeitsbereiche der Dispatcher:innen

Die über 70 Einrichtungen, in denen die Dispatcher:innen-Positionen geschaffen wurden, nahmen die Freiheit dankend an, die ihnen bei der Ausgestaltung der Stellen gelassen wurde: Sie erweiterten ihre Teams beispielsweise um IT-Administrator:innen, Referent:innen für digitale Organisationsentwicklung, Projektmanager:innen oder Mitarbeiter:innen für digitale Dramaturgie.

Die Lebensläufe der Menschen, die diese Rollen ausfüllen, lesen sich dabei so vielseitig wie die Stellenbeschreibungen selbst. Liga Megne beispielsweise war lange in der Softwareentwicklung tätig – und ist als Produktionsleiterin bei Theater- und Filmprojekten gleichzeitig in der Berliner Kulturszene verwurzelt. Beim Musicboard Berlin ist sie nun als Resilienz-Dispatcherin für den Bereich “Projektmanagement Digitalisierungsprojekte” zuständig. Im Interview mit der Technologiestiftung Berlin erzählt sie von den spezifischen Herausforderungen, vor denen Kulturbetriebe bei der Einführung von Remote-Arbeit stehen – und wie wichtig es ist, die Geschäftsführung in digitalen Entwicklungsprozessen von Anfang an mitzunehmen. Ole Fass kennt seinen neuen Arbeitsplatz als Resilienz-Dispatcher, die ufaFabrik in Berlin-Tempelhof, schon aus Kindertagen: vom Besuch im Streichelzoo. Nun ist er dort als IT-Systemadministrator tätig. Für den Radiosender rbbKultur hat Vera Block Ole Fass einen Besuch abgestattet.

Weitere Einblicke in die Arbeit der Dispatcher:innen gibt die Kulturverwaltung auf ihrem Twitter-Account: Hier geht es zu den Kurzvorstellungen von Clemens Poser (Kulturprojekte Berlin GmbH), Susana Sáez (Berlinische Galerie) und Ole Fass (ufaFabrik e.V.).

Austausch und Vernetzung: kulturBdigital schafft Möglichkeiten

Seit 2018 bietet kulturBdigital spartenübergreifende Austausch- und Vernetzungsformate für Berliner Kulturakteur:innen an. Als das Dispatcher:innen-Projekt aus der Taufe gehoben wurde, war schnell klar: Wer als Einzelperson den Digitalbezug einer Institution auf links drehen, Kollaborations-Tools etablieren und Change-Prozesse steuern soll, ist auf direkten Austausch mit den Menschen angewiesen, die vor ähnlichen Aufgaben stehen.

Auch für die Resilienz-Dispatcher:innen schaffen wir deshalb seit April 2022 Möglichkeiten zum Austausch. In bislang drei Meetings  wurde über erste Erfolge, aber auch über die Herausforderungen gesprochen, die sich in den diversen Arbeitsfeldern der Dispatcher:innen  ergeben haben. Eines der ersten Ergebnisse war, dass auch abseits der vierteljährlichen Treffen ein Wunsch nach Austauschmöglichkeiten besteht.

In den vergangenen Monaten haben wir diesen Wunsch durch zwei Maßnahmen umgesetzt: Über ein Whiteboard-Tool können Informationen ausgetauscht sowie mithilfe grafischer Darstellungselemente kollaborativ Problemfelder identifiziert und Lösungsansätze zusammengetragen werden. Für Brainstorming, Ideen und Best Practice gibt es so einen festen Ort.

Für den spontanen Austausch untereinander haben wir über die Open-Source-Kollaborations- und Messaging Software Mattermost eine Plattform geschaffen. In einem geschützten Rahmen kann hier über Datenschutzfragen oder das Für und Wider von proprietären und Open Source Tools diskutiert und Wissen ausgetauscht werden.

Resilienz-Dispatcher:innen unter sich

Mit Begleitung des kulturBdigital-Teams hat sich dort in den vergangenen Monaten eine lebendige Community entwickelt. In themenspezifischen Kanälen zu Förderprogrammen, Open Source, Schulungen/Wissensmanagement oder Software/Tools stehen sich die Dispatcher:innen mit großer Hilfsbereitschaft und Offenheit zur Seite.

Der inhaltliche Diskurs im Forum bildet hierbei einerseits eine große Bandbreite praktischer Alltagsfragen ab: Was ist die beste Software für Finanzbuchhaltung und Eventmanagement? Eignet sich Microsoft365 aus Datenschutzsicht für den Einsatz als Office- und Cloud-Lösung? Und was war nochmal der aktuelle gesetzliche Stand zur Einführung von Zeiterfassungssystemen?

Andererseits rücken auch Aspekte nachhaltiger digitaler Organisationsentwicklung in den Fokus, die nur in einem geschützten Rahmen offen und im Detail besprochen werden können. Ein Beispiel: Welche Schritte müssen vor der Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools gegangen werden? Vor allem, wenn man möglichst alle Mitarbeitenden mit ins Boot holen möchte, was für den Erfolg eines solchen Tools unerlässlich ist? Das Ergebnis ist auch bei solchen Fragen stets: In den Austausch zu gehen, Workflows zu durchleuchten, Verantwortlichkeiten zu klären und Schulungen zu organisieren ist als Basis für Veränderungsprozesse in Institutionen das A und O.

Nach wenigen Monaten wird bereits sichtbar, welche Bedeutung die Vernetzung der Dispatcher:innen für den Wissenstransfer unter den am Programm beteiligten Einrichtungen haben kann: Die Bereitschaft, für die eigene Wirkungsstätte erarbeitetes und aufbereitetes Wissen und Schulungsmaterial an andere weiterzugeben, ist hoch.

Ausblick

Die Finanzierung der Resilienz-Dispatcher:innen ist im Rahmen des Senats-Programms vorerst bis Ende 2024 abgesichert. Auch wenn die meisten von ihnen ihrer Tätigkeit erst seit einigen Monaten nachgehen, wird schon jetzt an der Vielfalt der besprochenen Themen sehr deutlich: Sie werden gebraucht. Die Verankerung hilfreicher digitaler Tools in Kulturinstitutionen und die Verbreitung von Digitalkompetenz in ihren Belegschaften sind langfristige, prozesshafte Aufgaben, die immer wieder neuen Anforderungen unterliegen.  Ein Ziel sollte also darin bestehen, die Tätigkeit der Resilienz-Dispatcher:innen fest in den Stellenplan der Häuser zu integrieren.

Nachdem die ersten Monate ihrer Beschäftigung davon geprägt waren, die eigene Position in den Institutionen zu finden, zu etablieren und Digitalbedarfe zu ermitteln, wird es bei Liga, Ole und den anderen Resilienz-Dispatcher:innen nun darum gehen, diese Bedarfe auch zu decken. Für die Anschaffung neuer digitaler Infrastruktur stehen zusätzliche Senatsmittel bereit, auf die sie zugreifen können. Wir sind gespannt, welche neuen Themenfelder und Fortschritte sich hierbei ergeben werden und freuen uns, den Vernetzungsprozess weiter zu begleiten.

Text: Thorsten Baulig