kulturBdigital konzipiert und erprobt Betriebsmodell für zentrale IT-Servicestelle

Zwischenstand Use-Cases

14.10.2026

Der erste große Part unseres Proof of Concepts, die Bedarfserhebung, ist inzwischen abgeschlossen. Mit zwanzig Kultureinrichtungen aller Sparten haben wir vertiefende Interviews zu unseren Ausgangsfragen geführt und ein noch differenziertes Bild der örtlichen Gegebenheiten erhalten. Grundsätzlich wurden die in der Erstbefragung angegebenen Bedarfe auch in den Gesprächen bestätigt.

Zusätzlich wurden aber auch andere Baustellen sichtbar; Herausforderungen und Defizite, die einen reibungslosen und effizienten Kulturalltag behindern. Dabei handelt es sich nicht ausschließlich um IT-Probleme. Es sind oft strukturelle Gegebenheiten, die jedoch mit dem, manchmal unzureichenden, technologischen Setup zusammenhängen.

Unser Team ist auf sechs IT-Administratoren angewachsen. Das ermöglicht uns und den Kultureinrichtungen, mit vielseitiger Expertise genauer auf die Gegebenheiten und Probleme zu schauen, zu analysieren, Lösungen umzusetzen und weitere Fahrpläne für die Vorhaben der Kultureinrichtungen zu entwickeln.

So wurden zum Beispiel vorhandene Netzwerkstrukturen auf Sicherheit überprüft und Handlungsleitfäden für weitere, künftige Konfigurationsmaßnahmen zur Verfügung gestellt. In Kooperationen mit aktuell zehn Häusern aller Sparten erproben wir derzeit unsere Use Cases.

In vielen Fällen geht es um Verbesserungsmaßnahmen des Netzwerksetups und der Netzwerksicherheit, aber auch um strukturelle Probleme, wofür gemeinsam Lösungsansätze entweder mit vorhandenen Systemen oder neuen Technologien erarbeitet werden: Eine Vereinheitlichung von Netzwerkkomponenten, die die Sicherheit erhöht, oder aber die Begleitung beim Wechsel zu einem Open-Source-basierten Cloud-Dienst mit Servern in Europa.

Bei der Durchführung aller Unterstützungsmaßnahmen gehen wir weiterhin bedarfsorientiert und iterativ vor. Welche Leistungen aus der aktuellen Erprobung auch in ein betriebsfähiges Modell übergehen können, werden wir im nächsten Schritt evaluieren. Unserer Auftragsgeberin, der Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt, werden wir im Anschluss Vorschläge für ein künftiges Leistungsangebot unterbreiten.

Erste Ergebnisse aus unserer Bedarfsumfrage

23. Juni 2026
Im Rahmen unserer Bedarfserhebung haben wir 92 Kultureinrichtungen zu ihrer IT-Versorgung befragt – und zu den Anforderungen, denen ein zentraler IT-Service gerecht werden müsste, damit sie ihn in Anspruch nehmen. Mit 56 vollständigen Teilnahmen liegt die Rücklaufquote bei starken 60,9 Prozent. Vorrangig haben sich Kultureinrichtungen mit kleiner und mittelgroßer Personalstärke zurückgemeldet.

Im „big picture“ konnten wir spartenübergreifend bereits die ersten Erkenntnisse zu den drei Themenblöcken Bedarfe, Erwartungshaltung und Erfolgskriterien gewinnen.

Die größten Bedarfe

Unumstritten liegen die beiden größten Bedarfe in den Aufgabenbereichen IT-Infrastruktur sowie Kernbetrieb und Verwaltung, dicht gefolgt von Teamkommunikation/Zusammenarbeit. Die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes durch Wartung und Updates von Endgeräten, Clouddiensten und Netzwerktechnik werden dabei von rund 50 bis knapp 62 Prozent der Befragten als wichtigste Ziele angegeben.

Erwartungen an einen zentralen IT-Service

Die Kultureinrichtungen gaben an, dass sie sich von einem zentralen IT-Service strategische Begleitung und Unterstützung bei IT-Entscheidungen wünschen würden – beispielsweise in Form eines Abgleichs der eigenen Bedarfe mit auf dem Markt verfügbaren Angeboten. Viele wünschen sich außerdem zentral bereitgestellte IT-Infrastruktur, geteilte Dienste und Gruppenlizenzen sowie gemeinsames Hosting von Inhalten.

Erfolgskriterien für einen zentralen IT-Service

Für den Erfolg eines Shared IT-Services spräche aus Sicht der Kulturakteur:innen ein langfristiges und zuverlässig arbeitsfähiges Modell sowie Mitsprachemöglichkeiten bei dessen Ausgestaltung.

Ausblick

Im nächsten Schritt werden wir mit einigen Kultureinrichtungen Folgegespräche führen, um Use Cases zu ermitteln, die sich für einen Praxistest eignen. Das Durchexerzieren beispielhafter Anwendungsfälle für einen zentralen IT-Service bildet die Grundlage für die weitere Konzeption eines möglichen Betriebsmodells. Wir freuen uns zudem, für die anstehenden Herausforderungen weitere IT-Systemadministratoren an Bord zu bekommen. Thomas Schwichtenberg ist bereits im Team angekommen, weitere Kollegen folgen ab Juli.

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Informationen zum Projektstart

18. März 2026
Die digitale Transformation stellt Kultureinrichtungen fortlaufend vor Herausforderungen – nicht zuletzt, weil Ressourcen und Fachkräfte fehlen. kulturBdigital treibt den Wissenstransfer zu Digitalthemen voran, bildet und betreut Fachnetzwerke und stellt Best-Practice-Beispiele und Leitfäden in einem Wissenspool zentral bereit.

Im Rahmen des kulturBdigital-HelpDesk schaffen wir zusätzlich individuelle Begleitungsangebote und mit dem kulturBdigital-Forum einen Raum für den direkten Austausch zwischen Kulturakteur:innen.

Mit unserer vernetzenden, bedarfsorientierten und iterativen Herangehensweise widmen wir uns nun auch der technischen Basis: Der IT-Versorgung in Berliner Kultureinrichtungen.

Themen, Phasen und Ziele des Projekts

Im Auftrag der Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt untersuchen wir in 2026, wie ein zentrales, vernetzendes Angebot und gemeinsame Strukturen Kulturakteur:innen bei Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung ihrer digitalen Ausstattung unterstützen können.

Die Zielgruppe besteht zunächst aus einem klar definierten Kreis institutionell geförderter Akteur:innen, darunter Bühnen, Orchester, Tanz, Literatur, interdisziplinäre Einrichtungen sowie Gedenkstätten, Museen, die Zentral- und Landesbibliothek sowie das Landesarchiv. Im Fokus stehen kleine und mittelgroße Einrichtungen.

Aktuell befragen wir diese Akteur:innen zum Stand ihrer IT-Versorgung, zu Bedarfen an einen zentralen IT-Service sowie zur Zusammenarbeit bei IT-Themen. Mit einigen von ihnen möchten wir schon in 2026 gemeinsam zur Tat schreiten: Im Rahmen eines iterativen Testbetriebs, der Erkenntnisse für die weitere Konzeption des Angebots liefern soll.

Ab 2027 ist – je nach Ergebnis unserer Untersuchungen – ein Übergang vom Testbetrieb in ein funktionsfähiges Betriebsmodell angedacht.

Hier ein Ausschnitt der Fragen, denen wir uns im Jahresverlauf gemeinsam mit der Zielgruppe widmen werden: 

• Welche IT-Servicebedarfe sind in den einzelnen Kultureinrichtungen vorrangig?
• Was sind für Kultureinrichtungen Gelingensbedingungen für die Zusammenarbeit mit externen IT-Expert:innen?
• Gibt es institutionsübergreifende Schwerpunktfelder, die sich im Cluster bearbeiten und bestenfalls strategisch miteinander verzahnen lassen?
• In welchem Verhältnis stehen IT-Betreuung, Bedarfe rund um die Strategieentwicklung und die generelle Befähigung der Mitarbeitenden zu Digitalthemen?
• Was bedeutet die zentrale Bereitstellung von IT-Fachkräften für den Kompetenzaufbau und die eigenständige digitale Entwicklung einzelner Institutionen?
• Welche rechtlichen Grundlagen oder Vereinbarungen sind für die Zusammenarbeit notwendig?
• Welche konkreten Lösungen rund um die Erfassung, Koordination und Dokumentation der Einsätze sind nötig, um Entscheidungen zu Digitalmaßnahmen transparent nachzuhalten und ein langfristiges Wissensmanagement zu ermöglichen?

Die Erkenntnisse aus dem Projekt stellen wir öffentlich zur Verfügung, damit möglichst viele Kulturakteur:innen von ihnen profitieren können.

Mehr zum Projekt erfahrt ihr im Jahresverlauf hier sowie auf unseren Social-Media-Kanälen.